Compliance-Checkliste Entgelttransparenz 2026

Compliance-Checkliste Entgelttransparenz 2026

Kurzantwort: Diese Checkliste strukturiert die Vorbereitung auf beide Rechtslagen — das heute geltende EntgTranspG und die künftigen Pflichten aus der Richtlinie (Berichtspflicht ab 100 Beschäftigten je nach Größe ab 7. Juni 2027 oder 2031, Auskunftsrecht ohne Schwelle, gemeinsame Entgeltbewertung bei Lücken ab 5 %). Wer mit der Datenbasis jetzt beginnt, hat bei Inkrafttreten des deutschen Gesetzes einen Vorlauf von mehreren Monaten statt null.

Warum jetzt handeln?

Die Frist der EU-Entgelttransparenzrichtlinie ist verstrichen, ohne dass ein deutsches Umsetzungsgesetz vorliegt — das bedeutet nicht Aufschub, sondern Unsicherheit über den genauen Zeitpunkt des Inkrafttretens. Sobald das Gesetz verkündet ist, greifen die Fristen aus Art. 9 kurzfristig. Entgeltstrukturen zu analysieren und anzupassen braucht Zeit — Erfahrungswerte aus bereits transparenten Unternehmen liegen bei mehreren Monaten für einen mittelständischen Betrieb. Wer erst nach Verkündung beginnt, arbeitet unter Zeitdruck.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Schritt 1: Datenbasis schaffen

Sammeln Sie alle relevanten Daten:

• Grundgehälter aller Beschäftigten
• Variable Vergütungsbestandteile (Bonus, Provision, Zulagen)
• Sachbezüge (Firmenwagen, Jobticket, betriebliche Altersvorsorge)
• Stellenbeschreibungen und Eingruppierungen
• Demografische Daten (Geschlecht, Alter, Betriebszugehörigkeit)

Schritt 2: Analyse durchführen

Nutzen Sie die Lohnlücke berechnen Methode oder eine Entgelttransparenz-Software. Berechnen Sie:

• Den unbereinigten Gender Pay Gap für das gesamte Unternehmen
• Den bereinigten Gap nach Berufsgruppen und Hierarchieebenen
• Auffälligkeiten bei einzelnen Entgeltbestandteilen

Schritt 3: Ursachen identifizieren

Nicht jeder Gehaltsunterschied ist diskriminierend. Sachliche Gründe können sein:

• Berufserfahrung und Qualifikation
• Leistung (wenn objektiv messbar)
• Marktbedingungen bei der Einstellung
• Regionale Unterschiede (bei mehreren Standorten)

Alles, was sich nicht sachlich begründen lässt, muss korrigiert werden. Zeigt eine Gruppe von Arbeitnehmern einen unbereinigten Unterschied von mindestens 5 % ohne objektive Rechtfertigung, verlangt die Richtlinie nach deren Umsetzung eine gemeinsame Entgeltbewertung mit den Arbeitnehmervertretern, wenn die Lücke nicht binnen sechs Monaten beseitigt wird (Art. 10).

Schritt 4: Maßnahmen umsetzen

Schritt 5: Laufend überwachen

Entgelttransparenz ist kein Einmalprojekt. Richten Sie ein Monitoring ein:

• Quartalsweise Überprüfung der Entgeltstruktur
• Check bei jeder Neueinstellung und Gehaltsanpassung
• Jährlicher Entgeltbericht, sobald das Umsetzungsgesetz in Kraft ist
• Schulung neuer Führungskräfte

Häufige Stolpersteine

1. Datenchaos: Gehaltsdaten liegen in verschiedenen Systemen verstreut. Lösung: Zentrale HR-Datenbank
2. Widerstand der Führungsebene: Transparenz wird als Kontrollverlust empfunden. Lösung: Change Management
3. Angst der Mitarbeitenden: Sorge vor Neid und Konflikten. Lösung: Klare Kommunikation
4. Fehlende Stellenbewertung: Ohne systematische, geschlechtsneutrale Stellenbewertung keine faire Vergleichbarkeit von Tätigkeiten

Vorbereitung statt Reaktion

Unternehmen, die ihre Entgeltdaten bereits heute auswertbar halten, vermeiden zwei Risiken: eine hektische erste Berichterstattung unter der Frist des Art. 9 und eine gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10, die ohne vorbereitete Datenbasis deutlich mehr Abstimmungsaufwand mit dem Betriebsrat erfordert. Der Umbau der Entgeltstruktur selbst — etwa die Einführung von Gehaltsbändern — lässt sich zudem kaum kurzfristig vor einer gesetzlichen Frist umsetzen, sondern braucht einen mehrmonatigen Vorlauf mit Einbindung der Führungsebene und des Betriebsrats.

Weitere Informationen: Entgelttransparenzgesetz Leitfaden, Umsetzung der Richtlinie 2023/970 in Deutschland, Gender Pay Gap, Melde- und Berichtspflichten nach Unternehmensgröße.