Entgeltbericht erstellen: Pflichten, Fristen und Inhalt nach EU-Richtlinie 2026
Schnellantwort: Ab 100 Beschaeftigten wird mit Umsetzung der EU-Richtlinie 2023/970 eine Berichtspflicht ueber den Gender Pay Gap eingefuehrt. Die Richtlinie unterscheidet vier Stufen mit unterschiedlichen Startdaten: Unternehmen ab 250 Beschaeftigten berichten jaehrlich ab 7. Juni 2027, Unternehmen mit 150-249 Beschaeftigten alle drei Jahre ab 7. Juni 2027, Unternehmen mit 100-149 Beschaeftigten alle drei Jahre ab 7. Juni 2031. Unternehmen unter 100 Beschaeftigten sind nicht berichtspflichtig.
Wer muss einen Entgeltbericht erstellen?
Die entscheidende Neuerung gegenueber dem bestehenden Entgelttransparenzgesetz (EntgTranspG) liegt in der drastisch abgesenkten Schwelle. Nach EntgTranspG Paragraf 21 sind heute nur Unternehmen ab 500 Beschaeftigten berichtspflichtig, und auch dort nur, soweit sie ohnehin zur HGB-Lageberichterstattung verpflichtet sind. Die neue Berichtspflicht erfasst mit Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2023/970 jede Unternehmenseinheit ab 100 Beschaeftigten, unabhaengig von Rechtsform oder Lageberichtspflicht.Entscheidend: Die Richtlinie kennt vier Stufen, nicht drei. Der Fehler, 100-249 Beschaeftigte undifferenziert zusammenzufassen, unterschlaegt, dass Art. 9 Abs. 3 der Richtlinie fuer die Untergruppe 150-249 einen anderen Starttermin vorsieht als fuer 100-149 Beschaeftigte.
| Unternehmensgroesse | Aktuelles Recht (EntgTranspG) | Richtlinie 2023/970 Berichtsintervall | Erster Pflichtbericht |
|---|---|---|---|
| Unter 100 Beschaeftigte | Keine Pflicht | Keine Pflicht | entfaellt |
| 100 bis 149 Beschaeftigte | Keine Pflicht | Alle 3 Jahre | Bis 7. Juni 2031 (Art. 9 Abs. 3) |
| 150 bis 249 Beschaeftigte | Keine Pflicht | Alle 3 Jahre | Bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 3) |
| 250+ Beschaeftigte | Alle 5 Jahre im Lagebericht (ab 500) | Jaehrlich | Bis 7. Juni 2027 (Art. 9 Abs. 2) |
Was aendert sich durch die EU-Richtlinie 2023/970?
Der bestehende EntgTranspG Paragraf 21 sieht einen narrativen Bericht im Rahmen des Lageberichts vor, der sich auf qualitative Beschreibungen von Massnahmen zur Foerderung der Gleichstellung beschraenkt. Quantitative Kennzahlen zum Gender Pay Gap nach Beschaeftigtengruppen oder nach Entgeltquartilen kennt das EntgTranspG nicht.Die Richtlinie 2023/970 bricht mit dieser Logik vollstaendig. Der kuenftige Entgeltbericht ist kein Freitext, sondern ein standardisiertes Kennzahlendokument. Veroeffentlicht wird er nicht im Lagebericht, sondern in einer zentralen Datenbank, die die zustaendige Behoerde betreibt.
| Regelungsbereich | EntgTranspG heute | Richtlinie 2023/970 |
|---|---|---|
| Berichtspflicht ab | 500 Beschaeftigte (Paragraf 21) | 100 Beschaeftigte (Art. 9 Abs. 1) |
| Inhalt | Narrativ, Gleichstellungsmassnahmen | Quantitative Kennzahlen, GPG-Werte (Art. 9 Abs. 1) |
| Format | Lagebericht-Anhang | Standardisierter Bericht, Behoerdenmeldung |
| Intervall | Alle 3 oder 5 Jahre (Paragraf 21) | Jaehrlich oder alle 3 Jahre je nach Groesse (Art. 9 Abs. 2-3) |
| 5-Prozent-Trigger | Nicht vorhanden | Gemeinsame Entgeltbewertung nach Art. 10 |
| Sanktionen | Keine Bussgelder | Wirksame, abschreckende Sanktionen (Art. 23) |
Fristen und Zeitplan
Deutschland wird die Umsetzungsfrist des 7. Juni 2026 verpassen. Ein Referentenentwurf lag Mitte Mai 2026 noch nicht vor. Das verschiebt den tatsaechlichen Starttermin der nationalen Pflichten, aendert jedoch nichts an den in der Richtlinie verankerten Berichtsfristen, die das kuenftige Umsetzungsgesetz einhalten muss.| Datum | Meilenstein |
|---|---|
| 7. Juni 2026 | EU-Umsetzungsfrist (Deutschland verfehlt diese) |
| Herbst/Winter 2026 | Erwartetes Gesetzgebungsverfahren Bundestag |
| 7. Juni 2027 | Erster Pflichtbericht fuer Unternehmen ab 150 Beschaeftigten |
| 7. Juni 2027 | Erster Pflichtbericht fuer Unternehmen ab 250 Beschaeftigten, danach jaehrlich |
| 7. Juni 2031 | Erster Pflichtbericht fuer Unternehmen mit 100 bis 149 Beschaeftigten |
Pflichtinhalte des Entgeltberichts nach Art. 9 Abs. 1
Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie legt die Mindestinhalte abschliessend fest. Mitgliedstaaten duerfen erweiterte Anforderungen stellen, nicht aber darunterbleiben.- Geschlechtsspezifische Entgeltluecke (Mittelwert) unbereinigter GPG des gesamten Unternehmens, Grundgehalt und variable Bestandteile getrennt
- Geschlechtsspezifische Entgeltluecke (Median) Median-GPG fuer Grundgehalt und variable Bestandteile
- GPG bei variablen Verguetungsbestandteilen Boni, Provisionen, Praemien, Sachbezuege separat ausgewiesen
- Entgeltluecke nach Beschaeftigtenkategorien GPG getrennt fuer jede Gruppe von Beschaeftigten in gleicher oder gleichwertiger Arbeit
- Anteil maennlicher und weiblicher Beschaeftigter je Entgeltquartil Aufgliederung der Belegschaft in vier Entgeltquartile mit Geschlechterverteilung
Gemeinsame Entgeltbewertung bei GPG ueber 5 Prozent (Art. 10)
Wenn der veroeffentlichte Entgeltbericht eine Entgeltluecke von mehr als 5 Prozent in einer Beschaeftigtenkategorie aufzeigt und der Arbeitgeber diese Differenz nicht durch objektive, geschlechtsneutrale Kriterien erklaeren kann, loest Art. 10 der Richtlinie automatisch eine gemeinsame Entgeltbewertung aus.Diese Bewertung muss:
- gemeinsam mit der Arbeitnehmervertretung (Betriebsrat) durchgefuehrt werden
- innerhalb von 6 Monaten nach Feststellung der ueberschrittenen Schwelle abgeschlossen sein
- konkrete Massnahmen zur Beseitigung der nicht gerechtfertigten Luecke benennen
- einen verbindlichen Umsetzungszeitplan enthalten
- veroeffentlicht werden
Relevanter Hintergrund zur Beweislastlage bei Entgeltstreitigkeiten: Beweislastumkehr bei Entgeltdiskriminierung.
Praktische Schritte zur Erstellung
Ein mittelstaendisches Dienstleistungsunternehmen mit 180 Beschaeftigten faellt ab dem 7. Juni 2027 unter die Berichtspflicht gemaess Art. 9 Abs. 3 der Richtlinie. Bisher hatte das Unternehmen keinerlei Erfahrung mit standardisierten Entgeltberichten. Der folgende Ablaufplan bildet die typische Vorbereitung ab.Schritt 1: Entgeltdatenbasis pruefen und bereinigen
Zunaechst muessen alle verguetungsrelevanten Daten zusammengefuehrt werden: Grundgehaelter, Boni, Provisionen, Zulagen und Sachbezuege (Firmenwagen, betriebliche Altersvorsorge, Jobticket). In vielen mittelstaendischen Unternehmen liegen variable Verguetungsbestandteile in Tabellendokumenten ausserhalb des HR-Systems. Diese Luecke muss vor dem ersten Bericht geschlossen werden. Die Gehaelter sind auf Vollzeitaequivalente umzurechnen, sofern Teilzeitstellen enthalten sind.Schritt 2: Beschaeftigtenkategorien bilden
Die Richtlinie verlangt Kategorien nach gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Das Unternehmen mit 180 Beschaeftigten koennte folgende Gruppen bilden: Sachbearbeitung (kaufmaennisch), Sachbearbeitung (technisch), Teamleitung, mittleres Management. Jede Gruppe muss mindestens aus 5-6 Personen bestehen, damit keine Rueckschluesse auf einzelne Gehaltsdaten moeglich sind. Die Gruppenbildung muss auf geschlechtsneutralen Kriterien beruhen und im Streitfall verteidigbar sein.Methoden der Entgeltstrukturanalyse beschreibt der Artikel Entgeltstrukturanalyse: Methoden und Best Practices.
Schritt 3: GPG berechnen und Quartile bestimmen
Fuer jede Beschaeftigtenkategorie wird die Entgeltluecke sowohl als Mittelwert als auch als Median berechnet, getrennt fuer Grundgehalt und variable Verguetung. Anschliessend wird die gesamte Belegschaft in vier Entgeltquartile eingeteilt und fuer jedes Quartil der Anteil maennlicher und weiblicher Beschaeftigter ermittelt. Quartile im untersten Bereich mit ueberproportional hohem Frauenanteil sind ein typischer Hinweis auf strukturelle Entgeltungleichheiten.Zur Berechnung: Lohnluecke berechnen.
Schritt 4: 5-Prozent-Check vor Veroeffentlichung
Bevor der Bericht eingereicht wird, sollte intern geprueft werden, in welchen Kategorien die 5-Prozent-Schwelle ueberschritten wird. Gibt es sachliche, geschlechtsneutrale Erklaerungsgruende, muessen diese jetzt dokumentiert werden. Luecken ohne erklaerenden Befund sollten moeglichst vor dem ersten Bericht korrigiert werden, da eine nachtraegliche Begruendung im Rahmen einer erzwungenen gemeinsamen Entgeltbewertung deutlich aufwaendiger ist.Schritt 5: Bericht erstellen und einreichen
Der Bericht wird in dem von der zustaendigen nationalen Stelle vorgegebenen Format eingereicht. Welche Behoerde in Deutschland diese Funktion uebernehmen wird, ist noch nicht entschieden. Der Bericht muss ausserdem fuer Beschaeftigte zugaenglich sein.Veroeffentlichung und Zugang
Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie verlangt, dass Entgeltberichte einer Behoerde gemeldet und von dieser veroeffentlicht werden. Das unterscheidet das neue Regime grundlegend vom bisherigen Lagebericht-Anhang nach EntgTranspG Paragraf 21, der faktisch kaum oeffentliche Aufmerksamkeit erzeugt.Kuenftig haben folgende Gruppen Zugang zum Entgeltbericht:
- Beschaeftigte des Unternehmens, unmittelbarer Zugang
- Arbeitnehmervertretungen (Betriebsrat, Gewerkschaften), zwingend
- Aufsichtsbehoerde, Pflichtmeldung
- Oeffentlichkeit, ueber die zentrale Behoerdendatenbank
Hintergrund zur Rolle des Betriebsrats: Gehaltstransparenz in Stellenanzeigen und Berichtspflicht.
Sanktionen bei Nichterfuellung
Art. 23 der Richtlinie 2023/970 verpflichtet Mitgliedstaaten, wirksame, verhaeltnismaessige und abschreckende Sanktionen einzufuehren. Das bestehende EntgTranspG kennt fuer die Verletzung der Berichtspflicht (Paragraf 21) keine Bussgelder. Diese Luecke schliesst das kuenftige Umsetzungsgesetz.Konkrete Sanktionsrahmen sind noch offen, da das deutsche Gesetzgebungsverfahren noch nicht begonnen hat. Jenseits der direkten Bussgelder besteht ein indirektes Haftungsrisiko: Ein Entgeltbericht, der eine Schwellenueberschreitung dokumentiert, ist im Sinne des Art. 16 der Richtlinie ein belastbares Indiz fuer eine moegliche Entgeltdiskriminierung. Die Beweislastumkehr bei Entgeltdiskriminierung greift dann unmittelbar. Fehlende oder verspaetete Berichte koennen in Diskriminierungsverfahren als erschwerender Umstand gewertet werden.
Zum Gesamtbild des Gender Pay Gap als Kontext fuer die Bewertung von Entgeltberichten: Gender Pay Gap Deutschland: Statistiken und Entwicklung.
Haeufig gestellte Fragen (FAQ)
Ab wie vielen Beschaeftigten gilt die Entgeltbericht-Pflicht nach der EU-Richtlinie?
Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2023/970 legt die Schwelle bei 100 Beschaeftigten fest. Unternehmen unter 100 Beschaeftigten sind nicht berichtspflichtig, koennen aber freiwillig berichten. Das bestehende EntgTranspG Paragraf 21 sieht eine Berichtspflicht erst ab 500 Beschaeftigten vor.
Was ist der Unterschied zwischen den Fristen fuer 150-249 und 100-149 Beschaeftigte?
Die Richtlinie unterscheidet in Art. 9 Abs. 3 ausdruecklich zwei Untergruppen: Unternehmen mit 150 bis 249 Beschaeftigten muessen ihren ersten Bericht bis zum 7. Juni 2027 vorlegen, danach alle drei Jahre. Unternehmen mit 100 bis 149 Beschaeftigten erhalten eine laengere Vorlaufzeit und muessen erst bis zum 7. Juni 2031 erstmals berichten, danach ebenfalls alle drei Jahre. Unternehmen ab 250 Beschaeftigten berichten ab dem 7. Juni 2027 jaehrlich (Art. 9 Abs. 2).
Was muss der Entgeltbericht inhaltlich enthalten?
Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie (EU) 2023/970 legt die Mindestinhalte fest: Geschlechtsspezifische Entgeltluecke als Mittelwert und Median, getrennt fuer Grundgehalt und variable Bestandteile. GPG bei variablen Verguetungsbestandteilen wie Boni und Provisionen. Entgeltluecke nach Beschaeftigtenkategorien in gleicher oder gleichwertiger Arbeit. Anteil maennlicher und weiblicher Beschaeftigter in jedem Entgeltquartil.
Was passiert wenn der Gender Pay Gap im Bericht ueber 5 Prozent liegt?
Liegt die Entgeltluecke in einer Beschaeftigtenkategorie ueber 5 Prozent und kann der Arbeitgeber diese nicht durch objektive geschlechtsneutrale Kriterien erklaeren, ist nach Art. 10 der Richtlinie eine gemeinsame Entgeltbewertung verpflichtend. Sie muss innerhalb von 6 Monaten gemeinsam mit dem Betriebsrat abgeschlossen werden und konkrete Massnahmen mit Zeitplan enthalten.
Gilt die Berichtspflicht auch fuer auslaendische Konzerne mit Standort in Deutschland?
Ja. Die Berichtspflicht knuepft an die Zahl der Beschaeftigten im jeweiligen Mitgliedstaat an, nicht an den Konzernsitz. Ein US-amerikanisches oder britisches Unternehmen mit 200 Beschaeftigten in Deutschland unterliegt denselben Pflichten wie ein deutsches Unternehmen gleicher Groesse.
Was gilt als Grundlage fuer die Beschaeftigtenkategorien im Entgeltbericht?
Die Richtlinie verlangt Kategorien auf Basis gleicher oder gleichwertiger Arbeit nach geschlechtsneutralen Kriterien: Kompetenzen, Aufwand, Verantwortlichkeit und Arbeitsbedingungen (Art. 4). Hauseigene Eingruppierungssysteme sind zulaessig, muessen aber nachvollziehbar auf diesen Kriterien beruhen.
Was sieht das aktuelle Entgelttransparenzgesetz fuer die Berichtspflicht vor?
EntgTranspG Paragraf 21 verpflichtet Unternehmen ab 500 Beschaeftigten, die zur HGB-Lageberichterstattung verpflichtet sind, alle fuenf Jahre einen Bericht ueber Massnahmen zur Foerderung der Gleichstellung zu veroeffentlichen. Paragraf 22 regelt den Mindestinhalt. Quantitative Kennzahlen zum Gender Pay Gap sind nicht vorgeschrieben. Sanktionen bei Nichterfuellung bestehen nicht.
Muss der Entgeltbericht veroeffentlicht werden und wer hat Zugang?
Ja. Art. 9 Abs. 6 der Richtlinie verlangt, dass der Bericht der zustaendigen nationalen Behoerde gemeldet und von dieser veroeffentlicht wird. Beschaeftigte, Betriebsraete und die Aufsichtsbehoerde haben unmittelbaren Zugang. Die Berichte werden in einer zentralen Datenbank oeffentlich zugaenglich gemacht.
Koennen Unternehmen unter 100 Beschaeftigten freiwillig berichten?
Art. 9 Abs. 1 der Richtlinie schliesst eine freiwillige Berichterstattung nicht aus. Mitgliedstaaten koennen entsprechende Anreize schaffen. Fuer kleine Unternehmen mit 50 bis 99 Beschaeftigten kann ein freiwilliger Bericht als Signal an Beschaeftigte und Bewerber sinnvoll sein, ist aber nicht vorgeschrieben.